【実例あり】デジタル整理アドバイザー2級認定講師が教える！データ保存とクラウド活用の正しい方法

こんにちは！大阪の整理収納アドバイザー、あきやまなおこです。

少し前のことになりますが、5月後半にデジタル整理サービスのご依頼をいただき、名古屋まで行ってきました。
今回は「デジタル整理ってどんなことをするの？」と気になる方のために、サポート内容の一部をご紹介します。

データの保存先がわからない理由

訪問後、まず確認したのは「デジタルデータの保存ルールを作っているか」です。 実際にお聞きすると、ルールがないだけでなく、そもそもどこにデータを保存していいかわからないとのこと。

そこで最初に、パソコンを使う上で最低限知っておきたい基礎知識をお伝えしました。

パソコンを動かすための基本
ソフト（アプリケーション）とは何か
Wi-Fiの2Gと5Gの違い

そして、お客様から次の質問がありました。

データ保存のおすすめは「3箇所保管」

基本的には、以下の3箇所への保存をおすすめしています。

１，パソコン本体（メイン：日常的に使うデータ）
２，クラウドストレージ（バックアップ1：共有用や使用頻度が低いデータ）
３，外部ストレージ（バックアップ2：外付けHDDなど。クラウドのバックアップ）

というイメージです。

ただし、この方法はパソコンの構造や保存先の意味を理解している人向けです。 理解がないまま複数の保存先を使うと、同じ名前のファイルが増え、どれが最新版かわからなくなります。

今回のお客様は、保存先の意味は理解できたものの、操作に慣れるには時間が必要でした。 そこで、今できる方法で無理なく管理できる方法を一緒に探すことにしました。

クラウドはやみくもに増やさない

次にこのような質問がありました。

今回は、混乱を避けるために「iCloudに一括保管」というルールに統一しました。

複数クラウドを使いこなすのが理想ですが、今の状態では保管先が分散し、より混乱を招いていました。 また、容量の大きな動画や画像が多い場合、複数のクラウドに分けると検索性が落ちる場合もあります。

フォルダ分類は統一ルールで

バックアップの習慣がついたお客様ですが、パソコンとクラウドでフォルダの分類ルールが違い、同じ名前のフォルダが複数存在してしまいました。

例えば、仕事のイベント記録の写真を管理する時

①仕事のイベント記録の写真をブログ記事に添付するためスマートフォンからパソコンの中に取り込みました。
②そのあと、スマートフォンにある写真フォルダのデータを定期的にクラウドにバックアップ保存します。
③さらに、パソコン内部に保存しているデータを定期的に外付けHDDにバックアップします。

この時点でイベント記録の写真は３つの保存媒体の中に存在します。

このあと、パソコン本体、クラウドのデータを外付けHDDにバックアップを撮る時に３つの保存媒体のフォルダの分類が異なっていると

①パソコンバックアップ
②クラウドバックアップ
③外付けHDD

それぞれのフォルダ階層が異なるため、バックアップのたびにフォルダが増殖し、最新データを探すのに時間がかかります。 下手すると「データが見つからない」という事態にもつながります。

素早く見つけるにはネーミングルールがカギ

実は、フォルダ名やファイル名の付け方も重要です。 パソコンは文字や記号によって並び順が変わるため、ルールを決めればよく使うフォルダを上位表示できます。

ルール化すれば、検索キーワードも思い出しやすくなり、データ探しが劇的にラクになります。

もっと学びたい方へ

ここまででご紹介したデジタルデータの保存先の考え方とデジタルデータのネーミングのルールについて、もっと詳しく知りたいと思った方は、デジタル整理アドバイザー2級認定講座で体系的に学べます。

パソコンを使うなら知っておきたい基本的なデジタルの知識
デジタルデータの整理の考え方 デジタルデータの整理の具体的な手順
デジタルデータのネーミングの基本ルール

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