デジタルデータの保存方法でやりがちな誤った方法
こんにちは！大阪の整理収納アドバイザーのあきやま なおこです。
先日、デジタル整理アドバイザーの講座でこんなご質問をいただきました。
パソコンにはどんなデータを保存したらいいですか？
クラウドにはどんなデータを保存するのですか？
実はこのような質問を受けるのは今に始まったことではありません。
しかし、この質問から「デジタルデータの保存方法のおおきな勘違い」をしている可能性を感じました。
その方法、過去の私もやっていたのですが、多くの人がやりがちな誤った方法について解説します。
データの種類別に保管場所を使い分ける
みなさんは、パソコンに保存するデータとクラウドに保存するデータって、どのようにわけていますか？ 実は私は、昔こんなふうにデータを保管する場所を使い分けていました。
例えば、パソコン本体に保存するデータは
- Word
- Excel
- PowerPoint
- CADデータ
- 音楽データ
クラウドに保存するデータは
- 写真等の画像
- 動画
というように、データの種類によって保存場所を変えていました。
そして、この管理方法でデータの管理ができていると思っていました。
しかし、実際はこのわけ方だといろいろと不具合が起こってきたのです。
突然パソコンが故障するリスクを考える
パソコンが突然壊れる、という経験をされた方はどれくらいいらっしゃるでしょうか？ こう見えて、実はワタクシ過去に使用していたパソコンほぼすべてブルースクリーンを表示させて、強制的にパソコンを買い替えせざるを得ない状況を経験してきました。
ある日突然、パソコンを立ち上げたらこんな画面が表示されます。 正直、その瞬間何が起こっているのかわからず、思考停止します。 その後、気づくのです。
あ、パソコンの中のデータどうしよう…
それまで、パソコンの本体にWord、Excel、パサーポイントなど、日常的に使うデータを保存していました。 そして、これらのデータのバックアップは年に１回程度しか行っていませんでした。 このような状態になって、初めて気づくのです。
もっとこまめにバックアップ取っておけばよかった…
何度経験しても、この画面を見た時の恐怖心だけは忘れることができません。 すべてのデータは必ずバックアップを取っておく必要があります。 パソコンの中のデータだけではありません。クラウドに保存しているデータも例外ではありません。 そのことに気づいたのは、5年くらい前でした。
フォルダの分類はパソコンもクラウドも統一ルールにしておくこと
このような出来事をきっかけに、定期的にバックアップをするようになりました。 ところが、パソコンの中とクラウドの中のフォルダの分類ルールを統一していないことで、さらなる困難が発生しました。 それは、同じネーミングのフォルダが複数存在してしまうことでした。
例えば、仕事のイベント記録の写真を管理する時
- 仕事のイベント記録の写真をブログ記事に添付するためスマートフォンからパソコンの中に取り込みました。
- そのあと、スマートフォンにある写真フォルダのデータを定期的にクラウドにバックアップ保存します。
- さらに、パソコン内部に保存しているデータを定期的に外付けHDDにバックアップします。
この時点でイベント記録の写真は３つの保存媒体の中に存在します。
このあと、パソコン本体、クラウドのデータを外付けHDDにバックアップを撮る時に３つの保存媒体のフォルダの分類が異なっていると
- パソコンバックアップ
- クラウドバックアップ
- 外付けHDD
それぞれのフォルダ階層が異なるため、バックアップを取るたびに、ねずみ算のようにフォルダやデータが増えていってしまうのです。
このような事態を避けるためには、パソコンとクラウド及び外付けHDDのフォルダは、記録メディア毎にわけず、同じように分けておく必要があるのです。
そして、デジタルデータのライフサイクルを考えた時に、フォルダの分類を統一しておくことは、データの移動時に複製されたデータが増える現象を防ぐ対策ができるのです。
すばやくデータを見つけるにはネーミングルールが重要
必要なデータを探し出すにはフォルダやデータのネーミングも重要です。
実はパソコンで使用する文字や数字、記号などによって優先表示順位というのがあります。
これを知っていると、よく使うフォルダを上位に表示させたり、使用頻度が低いフォルダを下位に表示させることができるようになります。
デジタルデータのネーミングルールを理解していれば、新しくデータを作成するときや、データをダウンロードする際にすばやくネーミングを付けることができます。
さらに、ネーミングがルール化されることで、必要なデータを検索するためのキーワードが思い出しやすくなります。
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