【緊急告知！プレゼント付】ペーパーレスに興味のある人集まれ！

おうちの書類をかんたんに管理できるようにしたい！
欲しい書類がすぐに見つかるようにしたい！
書類を保管しておくスペースが足りなくなってきた！

そんなお困りごとはございませんか？

今月に入ってから
おうちの書類管理をペーパーレス化したいんです！
というお友達Aさんのご相談を受けて
デジタルファイリングサービスに伺ってきました。

デジタルファイリングってどんなことをするの？

デジタルファイリングってどんなことをするのでしょうか？
簡単に説明すると、おうちの書類をスキャン（デジタル化）して、パソコンや外付けハードディスクなど外部メモリ、およびクラウドサービスに保管する一連の作業を行うサービスです。

中高生のお子さんを2人お持ちのAさん。
「学校からのお知らせとかがいっぱいで」
と書類管理にお悩みの様子でした。

おうちの書類と聞いて、ざっと思いつくものを挙げると

• 学校のおたより
• 塾のプリント
• 自治会（管理組合）のお知らせ
• 今住んでいる自治体からの広報誌やお知らせ
• 公共料金の明細（電気、ガス、水道）
• 税金の通知・納付書（固定資産税、自動車税、住民税など）
• 病院の領収書や診療報酬明細書
• 年金に関係する書類（年金定期便など）
• 生命保険に関係する書類（生命保険、個人年金保険、学資保険など）
• 損害保険に関係する書類（火災保険、地震保険、自動車保険、賠償責任保険など）
• 特定口座年間取引報告書（投資をしている人）
• 登記簿、不動産売買契約書など（自宅を自己所有している人）
• 賃貸借契約書（賃貸住宅にお住まいの方）

ざっと拾っただけでも、これくらいの書類をお持ちの方がいるはずなのです。

実際は、ご家庭毎に必要な書類は上に挙げたモノ以外にもたくさんあるので、
一括りに「これだけのこせばOK」とは言えない事情があったりするのです。

そんなこともあり、書類の整理は「これが正解！」というのを見つけるのに時間がかかる人が多いのです。

デジタルファイリングサービスは
「これが正解！」というファイリングをやっている暇がない！
いちいち、「いる、いらない」という仕分け作業をしている時間がない！
という方でも、「とりあえず、全部スキャンして、保管しちゃって物理的な紙媒体を一気に減らしたい」という方に
おススメのサービスです。

書類整理の一番のハードルは「ジャンル分け」

Aさんには、作業にご訪問するまえに、おうちにはどんな書類があるのか確認していただくために
事前課題として「書類のジャンル分け」をお願いしました。

これは、
Aさんのおうちにある書類がどんなジャンルのモノがあるのか？
どんなジャンル分けをすると、Aさんがすぐに探し出すことができるのか？
を考えてもらうことが目的です。

例えば

自動車保険の保険証券はどこに保管していますか？

我が家は自動車保険は車専用のファイルがあるので
専用ファイルに保管しています。

しかし
私個人は結婚前に個人所有の車に乗っていた時は
車のダッシュボードの中に入れている
車の車検証のファイルの中に入れて管理をしていました。

自動車保険は万が一、事故にあったときに
保険会社に連絡をする時に
加入している保険の契約番号や補償内容を確認する時くらいしか
保険証券の原本を見ないからです。

また、自動車保険は多くの保険会社が
保険証券を送ったときに事故を起こしたときの連絡先が書かれたカードを
同封しています。

事故を起こしたときの連絡先がわかるカードがあれば
最悪、保険証券自体が手元になかったとしても
電話で連絡して事故対応をお願いすることができます。

このように、
「書類を保管しておく理由」と
「書類を必要とするタイミング」と
「書類原本が見つからなかったときの対応方法」を
しっかりと考えることで、
ジャンル分けするところが変わってくるのです。

Aさんの場合、一度Aさんご自身でジャンル分けをしていただいて、
どんなジャンルに分けるのかを書き出したモノを写真に撮って送って頂きました。

それを元に、
ジャンルが重複していないか？
分かりにくいジャンル分けになっていないか？
をアドバイスさせて頂きました。

Aさんの場合、書き出して頂いたジャンルが重複しているところがありましたが、
事前にチェックさせて頂いた事で、最初に書き出したジャンルから1/3減らすことができました。

意外とみんな悩んでいる「思い出の紙類」の保管方法

無事に事前準備を終えたAさん。
それでも、実際におうちにある書類を見て見ると
「これって、どのジャンルに振り分けたらいいの？」と判断に迷う書類もでてきました。
そんな書類は、一旦「迷う」という形で分けていただいて、
作業当日にAさんのお話しを聞きながらジャンル分けを再検討することにしました。

作業当日は、おうちにある書類を可能な限り全部出していただいて
私も一緒に「いる、いらない」の確認を1時間程かけておこないました。

そうすると案の定、書類整理で必ず起こる「思い出の紙類」が登場してきたのです。

「思い出の紙類」とは「使うことはないんだけれど、思い出の出来事と紐づいている紙類」のことで
ようあるのが

• 幼稚園、保育園で作った工作
• 母の日、父の日などにもらった作品
• お誕生日にもらったお手紙
• 友達とやりとりした手紙
• 旅先から届いた絵ハガキ
• 旅行に行った先で取ってきた、観光案内やパンフレット
• 入場券や入園券などのチケットの半券

このような紙類は、A4とかB5というような紙の規格サイズとは異なり
オリジナルのサイズになっているモノが多いのです。
さらにファイリングをしようと思っても、ちょうどいいサイズのファイルがなかったり、
リフィルに入れてもシートが折れてしまうことが多々起こります。

つまり
キレイに保管をしようと思った時に「思い出の紙類」は、おうちの書類の中で保管スペースが一番かさばってしまうのです。

ScanSnap ix1300だといろんな用紙サイズに対応可能

さて、ここまでに、スキャンが不要な書類をしっかり分けたので、
ここからは一気に作業に取り掛かりました。

今回の作業で使用したScanSnap ix1300は1台の機械で2種類の読み取り方が使い分けできます。

A4やB5といった、規格サイズの紙類は本体上部を開いて用紙トレーに差し込んで、スキャンをします。
そして、思い出の紙類は、規格サイズの用紙でも厚みのあるモノや、A4サイズより大きいモノがある場合、
本体正面側面にある給紙口より用紙を差し込めば、行って戻ってでスキャンをしてくれます。

この2つの読み取り方が1台で出来ることによって、用紙に合わせて機械を使い分ける手間がなくなり、より効率よく作業を進めることができるのです。

そして、実働4時間で残したい書類は全部デジタル化してEvernoteに保管完了！
実は、ScanSnapはEvernoteとの相性が抜群にいいのです！

そして、Aさんの作業は、ファイルボックスにして5つ分くらいの書類を
半日で処分することができました。

その日の夜

と感想を寄せてくれました。

Aさんは、シフト勤務のお仕事をされている為、書類を整理してファイリングの仕組みを作り替えるための
まとまった時間をつくるのが難しい環境にいました。
今回、おうちの書類のほとんどをスキャンして、Evernoteに保管したことで、おうちの中で書類を探し回ることもなくなり、外出先でもスマートフォンで簡単に必要な情報をチェックできるようになり、とても快適になりました。

ScanSnap無料体験会を開催します

今回、デジタルファイリングサービスで使用したScanSnap ix1300。
そても多機能で、コンパクトな実機を、ぜひ、みなさんにご紹介したいと思い、この度無料体験会を開催することになりました。

ScanSnap体験会

2023年6月17日（土）20時～　オンライン（Zoom）

そして、今回は体験会にご参加の方で、簡単なアンケートにご登録くださった方から抽選で1名の方に
ScanSnap ix1300の実機をプレゼントします！

ScanSnapってどんなことができるのか？
デジタルが苦手な私でも操作できる？

そんなみなさまの疑問におこたえしていきたいと思います。

みなさまのご参加お待ちしております！